Seks tips for effektive møter

Har du vært i møter der du lurer på hvorfor du er der? Møter der du ikke vet hva som er målet og agendaen blir til mens praten går? Ustrukturerte møter uten formål og agenda blir ofte lite effektive og engasjerer ikke. Folk som møter opp uforberedt og møteplagere som tar over for sin egen vinning er en utfordring. Her får du noen tips til hvordan du kan bli mer effektiv og få mer ut av møter på jobben.

1. Ha et tydelig formål med møtet

Før du kaller inn deltakerne, spør deg selv: Hvorfor har vi dette møtet? Hva er det vi skal oppnå med det?

• • Skal du informere om en endring i ledergruppen, koordinere aktiviteter eller planlegge veien videre?
  • Ønsker du innspill på konkrete utfordringer eller problemer som bedriften står overfor, eller skal vi ta beslutninger?

Når du har de viktigste sakene på plass, bør du finne hovedmålet med møtet. Tar du fatt på de mindre sakene som ikke betyr så mye for så mange, går det raskere. 

Møter som genererer «aksjon» for deltakeren oppleves å være nyttige. Møter med vage formål stjeler som regel bare tid.

Les mer: Gjør hverdagen i callsenteret mer effektiv

2. Velg møtedeltakere

En vanlig feil er å kalle inn unødvendige deltakere til møter. Bruk et par minutter på å tenke gjennom hvem som egentlig trenger å være med. Hvem trenger informasjon i møtet, hvem må være med på å løse problemet og hvem kan beslutte?

Når medarbeidere opplever at de er sitter i et møte de ikke burde vært på, eller at deres kompetanse ikke er relevant for agendaen, føler de at møtet er bortkastet tid.

3. Følg oppsatt agenda

Sett opp en agenda med tidsestimater for møtet slik at det er klart både for deg og møtedeltakerne hva det handler om, og de kan forberede seg.

Send agendaen ut til deltakerne i god tid før møtet. På møtet viser du frem agendaen på skjerm – det holder deltakerne fokusert.

4. Hold møteplageren i tømme

Mange møter sporer av når deltakere på forskjellige vis kupper det. Et eksempel er møteplageren som legger beslag på møtet med innfall, tolkninger, unnskyldninger og utflytende snikksnakk som ikke hører til agendaen og som hele tiden må sette deg til veggs, gjerne med provoserende spørsmål eller kommentarer for å hevde seg eller demonstrere makt.

Henvis andre saker til slutt eller til et oppfølgingsmøte. Det hjelper å være tydelig og høflig avvise slike innspill.

5. Start til oppsatt møtetid - avslutt i tide

Hvis du er kjent for å være en som starter og avslutter møter på slaget, vil du bli overrasket over hvor mange som strekker seg langt for å delta på møtene du leder. Folk setter pris på at du skjønner at tiden deres er verdifull.

Er møtet satt til å vare til klokken 11, kan du si: «Møtet skal være ferdig 11, klarer vi det?». Da blir det lettere å korrigere dersom møtet sklir litt ut.

“Da starter vi - de som kommer inn etter start får forholde seg i ro, vi benytter ikke tid på å rulle tilbake”

“Da er møtet over - det var det vi rakk i dag” 

6. Legg vekk digitale verktøy - hold fokus

Når folk har med seg laptop, nettbrett eller smarttelefon på møtet, oppstår det fort distraksjoner. Spesielt i videomøter. Mobiler som ringer, varsler som plinger, møtedeltakere som taster under bordet, folk som sjekker e-post eller sitter og jobber under møtene viser ikke respekt. I ytterste konsekvens kan du be dem forlate møtet. De har sannsynligvis ikke behov for å delta. Selv om digitale verktøy kan ha en nyttig funksjon på møter, går de som oftest utover effektiviteten. Begrens bruken.

Det er ikke uvanlig at deltakerne går ut fra et et møte med helt ulike oppfatninger om hva som ble sagt og besluttet. Lag et referat som oppsummerer møtet, og send det raskt ut til alle deltakerne. Det er viktig å få kartlagt felles forståelse slik at man kan justere oppfatningen.

Etterpå: Sørg for at de som er tildelt oppgaver og ansvar, følger opp dette. Og at de har oppfattet hva som forventes av dem, innen hvilken tidsfrist. Dermed blir ting avklart og sjansen større for at folk faktisk gjør det dere ble enig om.