Gjør hverdagen mer effektiv

Hverdagen på callsenteret er som alle andre arbeidsplasser; noe helt for seg selv. Men det er nå en gang slik at de som får gjort noe, gjerne holder seg til noen prinsipper som er overførbart til alle organisasjoner. Her gir jeg deg noen innspill til hvordan du du kan organisere deg for å få ting gjort, samtidig som du verner om fritid og privatliv.

 

Det handler ikke om å leve men å leve riktig

Sokrates

Sokrates ord kan også kobles til hverdagens arbeidsoppgaver. Det er lett å se sammenhengen mellom Sokrates og Vilfredo Pareto som allerede i 1906 hevdet at 20 % av Italias befolkning eide 80% av verdiene. Dette misforholdet går ofte igjen i mange sammenhenger. 

• • 20% av innsatsen skaper 80% av resultatet
  • 20% av kundene står for 80% av omsetningen
  • 20% av kundene står for 80% av klagene

Vanskelig å si seg uenig i?

Så er det kanskje slik at 20% av oppgavene skaper 80 % av resultatet? Da må vi lage oss metoder for å gjøre de 20% og ikke alt det andre?

Tidligere President i USA, Dwight D Eisenhower gav oss et enkelt, men akk så effektivt, verktøy: The Eisenhower Matrix, "Eisenhower-metoden" eller "Eisenhower-prinsippet" er en metode som utnytter prinsippene “viktighet” og “haster” for å organisere og prioritere i hverdagen. Denne metoden stammer fra et sitat tilskrevet Dwight D. Eisenhower: "Jeg har to typer problemer, det presserende og det viktige. Det presserende er ikke viktig, og det viktige haster aldri."

Ved å vurdere dine oppgaver etter disse to prinsippene vil du raskt merke at du får gjort dine presserende oppgaver og kanskje får du tid til mer av det du sterkt ønsker i hverdagen.

Mange oppgaveverktøy har allerede maler for denne og andre metoder for effektiv task management.

Planlegging

Dersom du kan organisere arbeidet på en bedre måte, vil du kunne unngå prokrastinering og distraksjoner i arbeidshverdagen. 

I salg snakker vi ofte om at vi skal komme inn i flytsonen og sørge for å ikke la oss avbryte, eller avbryte oss selv når vi jobber godt. Det er imidlertid mye forskning som fastslår at man ikke nødvendigvis får så gode resultater av å være i flytsonen over lang tid. Husk å ta pauser der du legger vekk arbeidet.

For å få bedre flyt i arbeidsdagen er det lurt å organisere. For eksempel kan du starte dagen med planlegging. Hva er viktig og haster; hva kan delegeres; når skal du begynne på viktige oppgaver som ikke haster og hva kan vente eller bare fjernes fra ditt fokus for alltid?

Det kan være lurt å ha en liste over ting du en dag skal ta tak i, men ikke bruk den for ofte, det skaper distraksjoner. 

Uten en plan for dagen/uka så starter kaoset. Marker ut tid i kalenderen din som beskytter måloppnåelsen din. En ledig kalender kan friste andre til å be om din tid, og det er ikke sikkert at det bringer deg nærmere målet.

Å legge en plan for dagen hjelper deg å fokusere. En plan kan for eksempel se slik ut:

• • 0800-0900 forberedelser og prioriteringer
  • 0900-1200 telefoner, kundemøter evt. programmering (20 minutter på 5 minutter av)
  • 1200-1300 lunsj og svare på e-post, Teams, Slack med mer
  • 1300-1315 Behov for endringer i dagsplanen
    (gå tilbake til Eisenhower Matrix og se om dine vurderinger holder mål)
  • 1315 -…   på han igjen…

Det ligger noe i Eisenhowers sitat, “The plan is nothing, planning is everything”.
Ikke lag for store og lange planer - det er prosessen som gir deg svarene, og den bør være kontinuerlig - hver dag. 

Våg å ta valg! Ikke bruk så lang tid på å bestemme deg - Piet Heins berømte uttrykk “Ting Tar Tid” gjelder.  Det er lov å gjøre feil så lenge man lærer av dem. Å gøre raske beslutninger kan være en konkurransefordel. 

Det er din dag i dag - og alle andre dager

Det handler om deg og din hverdag, men til syvende og sist er det firmaet som skal høste av din innsats og dine prioriteringer. Men det er din arbeidsdag, og det er din prestasjon og din fritid.

Les mer: 11 råd på veien til en god medarbeidersamtale

Ikke forsøk å lage mange ulike oppgavelister. Du er ikke to eller fire personer, og du skal håndtere hele deg - ikke bare deler.

En arbeidsdag består av mange prestasjoner, og mellom disse prestasjonene ligger like mange pauser. En sprinter løper ikke mange 100-metere på rekke og rad, han hviler mellom slagene. Selv om du er i flytsonen, er det viktig å komme seg ut i andre tankebaner innimellom. Hvis ikke blir dine prestasjoner gradvis dårligere. 

For å prestere må du gjøre de riktige tingene mellom pausene i jobben! Husk å leve riktig!