11 råd på veien til en god medarbeidersamtale

De første gangene du skal gjennomføre medarbeidersamtaler er ofte de mest skremmende. Men like ofte skjer feilene når du blir varm i trøya og ikke lenger er like skjerpet til samtalen.

Du har kanskje vært der? Du blir kastet ut i samtaler med medarbeidere uten å ha fått den tilstrekkelige opplæringen, forberedelsen eller treningen? Hvor mange trener egentlig på medarbeidersamtaler? Hvorfor er det slik at virksomheter gambler med de viktigste innsatsfaktorene; leder og medarbeider. For å lykkes må man vite hva man vil med samtalene; man må legge forholdene til rette for både leder og medarbeider slik at samtalen blir et viktig verktøy for personlig utvikling og et godt arbeidsmiljø.

• • Medarbeidersamtaler bør gjennomføres regelmessig, minst én gang i året. For å være effektive bør de også ha en fast agenda som både knytter samtalen til den forrige, og peker fram mot den neste.
  • En leder som er ærlig og åpen skaper tillit til sine medarbeidere. Informer derfor alltid om formålet med en samtale slik at medarbeideren kan være godt forberedt.
    
    

Forberedelse

• • Kartlegg hvilke motivasjonsfaktorer medarbeideren synes er viktig og ikke så viktig, og hvordan hen opplever at disse er ivaretatt. En forberedelse i form av et spørreskjema som vektlegger disse elementene, vil gjøre medarbeideren tryggere på situasjonen.

• • Sett av tid – og reserver den. Som leder må du forstå at du ikke kan endre eller forlate en medarbeidersamtale, selv om det brenner på dass. Er du i et miljø der du ofte avbrytes, bør samtalen skje utenfor normal arbeidstid eller et annet sted enn kontoret. Vis respekt for dine medarbeidere.
  • Lønnsspørsmål trekker fokus vekk fra status og utvikling hos medarbeideren og kan ofte skape unødvendige gnisninger i samtalen. Bruk egne møter til å diskutere lønn.

Samtalen

Det som er viktig og relevant for medarbeiderens arbeidssituasjon og utvikling bør være i fokus. Resultatet er at medarbeideren føler seg sett samtidig som han eller hun blir ansvarliggjort ved selv å komme med forslag til forbedringer.

• • Følg opp spørsmålene fra forberedelsen - det er viktig å finne ut hva medarbeidere er fornøyd med og mindre fornøyd med. Å være nysgjerrig og følge opp med spørsmål kan avdekke underliggende forhold som det er verdt å gjøre noe med for begge parter.
  • Bruk tid til å snakke om arbeidsmiljø og trivsel. Dine medarbeidere har ofte gode råd til hvordan dette kan utvikles og hvordan de selv kan ta del i dette.
  • Bruk godt med tid til å snakke om det som gjør medarbeideren motivert og hvordan dere kan legge til rette for dette på kort og lang sikt.
  • Vær forberedt på negative tilbakemeldinger, og unngå å gå i forsvarsposisjon. Det er viktigere å få klarhet i medarbeiderens oppfatninger enn at du er lederen som vinner enhver diskusjon. Følg heller opp med spørsmål om medarbeideren har noen forslag til hva du kan gjøre annerledes.
  • Avslutning og oppfølging
  • Oppsummer samtalen og lag en oppfølgingsplan om nødvendig. Har dere lovet hverandre noe er det greit å dokumentere dette til neste samtale. Er det viktige forhold, så ikke vent til neste år med oppfølgingen - da kan det være for sent!

Bonus: Som leder kan du spørre din nærmeste leder om du kan få en øvingssamtale der du er sjef for en dag - da er du litt mer forberedt når du skal møte dine medarbeidere.